2016년 10월 4일 화요일

MS오피스365 '클라우드' 활용 -1인기업,중소기업 IT관리(업무관리)


중소기업 대표의 가장 큰 고민이 직원들의 잦은 이직과 퇴직이다. 지난 2014년 중소기업연구원의 연구에 따르면, 중소기업이 직원의 이직으로 인해 매년 평균 5억 2,000만 원의 손해를 입는 것으로 조사됐다. 이직률도 높다. 대기업의 이직률은 평균 10.9%인 것에 반해 중소기업의 이직률은 평균 25.8%로 조사됐다. 100명이 입사하면 25명은 이직을 택하고 있는 것. 이렇게 이직한 인력을 대체하기 위한 신규 인력 양성 비용은 1인당 4,600만 원 수준이었다.

게다가 중소기업은 인력이 적기 때문에 한 명이 여러가지 업무를 담당하는 경우가 많다. 담당자가 회사를 떠나면 관련 업무는 새 인력이 충원되기 전까지 모두 정지되는 것이 현실이다.

직원이 회사를 떠나더라도 업무는 계속되어야 한다. 신규 인력이 해당 업무를 빠르게 인수받아 업무를 이어서 처리할 수 있어야 한다. 이를 실현하려면 업무 관련 문서와 자료를 직원 개인의 PC에 저장하지 말고, 오피스365로 구축한 기업의 협업 사이트에 저장하고 관리해야 한다. 관리자는 협업 사이트를 통해 업무를 관리하고 분담할 수 있으며, 특정 직원이 어떤 일을 하고 있는지 한 눈에 파악할 수 있다. 무엇보다 직원이 회사를 떠나더라도 해당 직원이 하고 있던 일을 빠르게 다른 인력에게 인수인계할 수 있다.

기존에는 이러한 솔루션을 만들기 위해 몇 십억 원을 투자해야 했으나, 이제 오피스365를 통해 클라우드로 제공받을 수 있다. 팀, 부서, 업무 등에 필요한 사이트를 간단히 생성할 수 있고, 이렇게 생성한 사이트를 PC, 노트북, 스마트폰 등 모든 기기에서 접속할 수 있으며, 공동으로 편집하고 관리할 수 있다. 대시보드로 매출, 재고 등의 경영 통계를 파악하고, 직원이 새로운 자료를 올리면 알림을 통해 파악할 수 있다. 올라온 자료는 검색으로 손쉽게 찾을 수 있고, 해당 문서를 누가 언제 어떻게 편집했는지 한 눈에 파악 가능하다. 직원의 모든 업무 상황과 노하우를 저장해둔 문서를 통해 모든 직원과 공유할 수 있고, 직원이 퇴사하더라도 금방 후임자를 투입할 수 있다.
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[기사전문 : 글 / IT동아 강일용(zero@itdonga.com)]
[MS 오피스365를 활용한 스마트워크] 2. 중소기업과 스타트업 
http://it.donga.com/24234/


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